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Asistente Administrativo 11221, Wellness Center

Asistente Administrativo

Tiempo completo • 11221, Wellness Center
Beneficios:
  • Salario competitivo
  • Seguro dental
  • Horario flexible
  • Seguro médico
  • Tiempo libre remunerado
  • Formación y desarrollo
  • Seguro de visión
  • Recursos de bienestar

ASISTENTE ADMINISTRATIVO (BILINGÜE-INGLÉS/HAITIANO-CRIOLLO)


PROPÓSITO DEL PUESTO
Bajo la supervisión general del Coordinador de Operaciones, el Asistente Administrativo de Nivel 1 es responsable de mantener un entorno de buena voluntad intrínseca para la Agencia, al tiempo que proporciona los mejores servicios a todos los visitantes y participantes. El Asistente Administrativo de Nivel 1 proporciona apoyo administrativo general que puede incluir recepción, programación, registro, registro de pacientes, soporte en facturación, apoyo a cuentas por aventón, historiales médicos, introducción de datos, derivaciones y apoyo administrativo de RRHH. Debe ser bilingüe y dominar tanto el inglés como el criollo haitiano.

RESPONSABILIDADES

La principal responsabilidad de este puesto incluye, pero no se limita a:

Apoyo Clerical General

  • Teléfonos: Contesta el sistema telefónico multilínea. Llamadas de triaje para determinar la naturaleza y urgencia de las necesidades del llamante. Determina cómo manejar mejor, por ejemplo, tomar las medidas necesarias, derivar llamadas y atender mensajes. Recuperar mensajes del contestador; Toma las medidas adecuadas. Toma y transmite mensajes con precisión. Mantiene el registro de todas las llamadas que requieren acciones adicionales.

  • Gestión de efectivo/Contabilidad: Recibir y asegurar pagos; preparar recibos; mantener un registro de caja para la recuperación del Departamento Fiscal. Preparación, distribución y conciliación de incentivos para clientes/personal (tarjetas Metro, tarjetas regalo, etc.)

  • Correo: Procesar documentos entrantes/correo; mantener las máquinas de negocio reemplazando papel, tóner, etc.; usar el ordenador para preparar formularios, etiquetas y otros documentos; Mantener el material de oficina. Acepta y firma los paquetes y notifica al destinatario de la llegada del paquete.

  • Inventario/Suministros: Supervisar y mantener registros precisos de todos los suministros de oficina, incluyendo cantidades y tendencias de uso, reordenar los artículos según sea necesario para asegurar que los suministros esenciales estén siempre disponibles, organizar y etiquetar los suministros para que sean fácilmente accesibles para los empleados, comunicarse con los proveedores para negociar precios, garantizar entregas puntuales y gestionar discrepancias o problemas, registrando el gasto en material de oficina para mantenerse dentro del presupuesto asignado. identificar y anticipar las necesidades de la oficina para prevenir escasez, implementar estrategias para reducir el desperdicio y fomentar el uso eficiente de los suministros, realizar revisiones periódicas de inventario para conciliar el inventario físico con los registros, hacer cumplir las políticas organizativas sobre el uso de suministros de oficina para evitar el mal uso, preparar y presentar informes sobre el estado del inventario, patrones de uso y gastos a la dirección.
Recepción y registro

· Clientes/Visitantes: Recibe a los visitantes y obtiene el nombre y otra información relevante, notificando a las personas correspondientes de la llegada de los visitantes, mantiene informados a los participantes en la sala de espera sobre su estado respecto a las citas pendientes, por ejemplo, tiempo de espera, retrasos, etc.

· Derivaciones: Referencias de documentos en el archivo compartido de HCC (Coalición Comunitaria Haitianoamericana); Seguimiento de derivación

· Programación: Preseleccionar a los pacientes realizando entrevistas concisas, corteses e informadas, obtener historial clínico e información del seguro para determinar la idoneidad para la programación, programar visitas con el proveedor sanitario adecuado utilizando el sistema EHR para programar citas. Verificar y actualizar la información demográfica y del seguro de los pacientes, confirmar citas por teléfono, mantener y documentar las ausencias en el sistema EHR, evaluar continuamente los horarios de los profesionales para garantizar un flujo eficiente de pacientes

· Archivo/Registros: Realiza cualquier trabajo de preparación necesario para los documentos antes de escanearlos, escanea documentos comprobando la calidad durante todo el proceso, tritura documentos en papel una vez completada la comprobación de calidad del escaneo, e introduce correctamente la información en el sistema informático o, según se indice, puede clasificar, archivar y/o extraer documentos, por ejemplo, informes de laboratorio, preautorizaciones, etc., copiar, enviar fax y transferir historiales médicos. obtener la firma requerida en las autorizaciones y coordinar según sea necesario.

· Check-in/out del paciente: Cobrar por los servicios, cuando sea necesario, programar citas para las visitas de seguimiento, asegurarse de que toda la documentación esté completa y que los pacientes tengan toda la información necesaria para cualquier visita de seguimiento, enviar por fax nuevas recetas y renovar a la farmacia, con la autorización adecuada del proveedor

Asistencia Administrativa de RRHH

· Apoyo administrativo: Asistencia en el mantenimiento y organización de los registros de empleados, tanto físicos como electrónicos, apoyo en la gestión de documentos relacionados con RRHH, incluidos contratos laborales, papeleo de incorporación y políticas, asistencia en la preparación de nóminas proporcionando datos relevantes de los empleados (por ejemplo, permisos, asistencia, hojas de horas).

· Reclutamiento e integración: Asistencia para publicar ofertas de empleo y gestionar solicitudes a través de ATS o portales de empleo, programación de entrevistas y comunicación con candidatos, asistencia en el proceso de incorporación, incluyendo la preparación de kits de bienvenida y la organización de sesiones de orientación.

· Relaciones Laborales: Ayudar a responder a consultas sobre beneficios, políticas y procedimientos, apoyando iniciativas de compromiso como eventos, programas de reconocimiento y formación.

· Cumplimiento y reportes: Asistencia para garantizar el cumplimiento de las leyes laborales y políticas de la empresa, preparación y presentación de informes de RRHH, como rotación, ausencia y documentación de cumplimiento, asistencia en auditorías mediante la presentación de documentación necesaria.

· Formación y desarrollo: Coordinación de sesiones de formación para empleados y aseguramiento de un seguimiento adecuado de la participación. Asistencia para mantener registros de certificaciones, cursos y horarios de formación.

· Otras funciones: Apoyar proyectos e iniciativas de RRHH, como la gestión del rendimiento o esfuerzos de diversidad. Ayuda con la administración de beneficios, incluyendo inscripciones y consultas de empleados.

EDUCACIÓN

· Mínimo: Diploma de Bachillerato o equivalente

· Educación Preferida o Adicional: Certificación/Grado de Asociado o superior en Administración de Empresas, gestión de oficinas o un área relacionada.

CUALIFICACIONES:

· 1–2 años de experiencia administrativa, administrativa o de oficina.

· Dominio del software de oficina (Microsoft Office Suite: Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams).

· Familiaridad con el equipo de oficina (impresoras, fotocopiadoras, escáneres y máquinas de fax).

· El conocimiento de sistemas EHR (por ejemplo, EClinicalWorks) es una ventaja.

· Fluido en inglés y criollo haitiano; El español es un punto a favor (trilingüe)

Habilidades básicas:

· Organización: Capacidad para gestionar horarios, citas y múltiples tareas simultáneamente.

· Comunicación: Fuertes habilidades de comunicación escrita y verbal.

· Gestión del tiempo: Capacidad para priorizar y cumplir plazos.

· Resolución de problemas: Capacidad para abordar y resolver problemas de oficina de forma eficiente.

· Atención al detalle: Garantiza la precisión en la documentación y las tareas.

Habilidades blandas:

· Actitud profesional y actitud.

· Habilidades interpersonales para trabajar bien con miembros del equipo y clientes.

· Adaptabilidad y disposición para aprender nuevos sistemas o procesos.

Compensación: 38.000,00 $ - 45,500,00 $ al año

Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.





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Información de Empleo de Igualdad de Oportunidades en los EE. UU. (La finalización es voluntaria)

Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y todos los solicitantes calificados recibirán consideración para un empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.

Se le brinda la oportunidad de proporcionar la siguiente información para ayudarnos a cumplir con los registros federales, estatales de igualdad de oportunidades de empleo / Acción afirmativa, informes y otros requisitos legales.

La cumplimentación del formulario es totalmente voluntaria. Sea cual sea su decisión, no se considerará en el proceso de contratación o posteriormente. Cualquier información que proporcione será registrada y mantenida en un archivo confidencial.

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