Todos los Trabajos
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Coordinador de Operaciones 11203, Administrative and Community Office

Coordinador de Operaciones

Tiempo completo • 11203, Administrative and Community Office
Beneficios:
  • Seguro dental
  • Horario flexible
  • Seguro de enfermedad
  • Oportunidad de ascenso
  • Tiempo libre remunerado
  • Permiso por paternidad
PROPÓSITO DEL PUESTO
 
El Coordinador de Operaciones apoya las funciones administrativas, de instalaciones y operativas diarias de la organización. Este puesto garantiza el buen funcionamiento de los sistemas organizativos, mantiene la documentación operativa, ayuda en la coordinación entre proveedores e instalaciones, y proporciona apoyo esencial para los procesos de recursos humanos, TI, compras y cumplimiento. El Coordinador de Operaciones trabaja estrechamente con el Director Ejecutivo Asociado para implementar políticas organizativas, apoyar las necesidades del personal y mantener entornos de trabajo seguros, eficientes y centrados en el cliente en todos los sitios.  El Coordinador de Operaciones colabora con Recursos Humanos y Contabilidad para actuar como respaldo principal y asistir en las operaciones diarias de ambas áreas.
 
RESPONSABILIDADES
 
Las principales responsabilidades de este puesto incluyen, pero no se limitan a:
 
·         Asistir a AED en iniciativas interdepartamentales (por ejemplo, traslados de oficinas, auditorías de seguridad, mejoras tecnológicas).

·         Trabaja con los líderes de equipo, responsables y jefes de departamento para aprender y comprender las necesidades y objetivos de cada departamento.

·         Observar, revisar y analizar procesos para identificar ineficiencias y áreas en las que se podrían realizar mejoras.

·         Entregar informes a los jefes de departamento y a los equipos directivos para ofrecer una visión sobre la eficiencia general de la organización.

·         Colaborar con la dirección y los directivos para establecer objetivos a nivel departamental y organizativo

·         Trabaja con el Gerente Fiscal en la tramitación de cuentas a pagar.

·         Participar en proyectos de mejora de calidad o eficiencia operativa según sea necesario.

·         Asistir al personal de toda la organización con tareas más avanzadas o sensibles relacionadas con finanzas, recursos humanos u otras áreas administrativas

·         Ayudar a RRHH con tareas de incorporación y salida: entregar portátiles, teléfonos, llaves, acreditaciones.

·         Coordinar las solicitudes del servicio de ayuda con los proveedores de TI; Haz un seguimiento del estado de la resolución.

·         Mantener registros de inventario de equipos.

·         Ayuda con la recogida de documentos de incorporación, copias de identificación y horarios del personal.

·         Actúa como respaldo del Coordinador de RRHH e inicia las comprobaciones de antecedentes.

·         Trabaja con RRHH para mantener los archivos organizados de los proveedores y asegurar la documentación adecuada (por ejemplo, W-9, contratos, facturas).

·         Haz un seguimiento de las hojas de asistencia del personal, los calendarios de las aulas y los horarios de entrenamiento.

·         Apoyar la coordinación de reuniones de personal, retiros y formaciones.

·         Apoyar tareas de cumplimiento, incluyendo el seguimiento de las publicaciones requeridas, políticas y documentación del sitio.

·         Organizar los expedientes para inspecciones, auditorías, requisitos de programas y revisiones de financiadores de programas.

·         Ayudar con la introducción de datos para informes operativos y rastreadores.

·         Ayuda a obtener presupuestos, preparar solicitudes de compra y monitorizar el rendimiento de los proveedores.

·         Trabajar con el Asistente Administrativo para asegurarse de que se cubran las necesidades diarias de oficina y las solicitudes de suministros.

·         Trabajar con el Asistente Administrativo para mantener el inventario de oficina, coordinar las compras y asegurar una reposición oportuna.

·         Gestionar calendarios compartidos para tareas operativas, calendarios de mantenimiento y cobertura del personal.

·         Ayuda en la preparación de correspondencia, documentos y comunicaciones internas. Presentar y hacer seguimiento de las solicitudes de mantenimiento; Haz un seguimiento con los proveedores y la gestión del edificio.

·         Ayuda con la preparación de espacios para reuniones, formaciones y eventos.


Otras funciones
  • Realizar tareas adicionales de datos, informes o administrativas según sea necesario para garantizar el éxito del programa.
 

 
CALIFICACIONES
·         Se requiere un título de asociado en negocios, gestión de operaciones o campo relacionado; Prefiere la licenciatura.

·         Mínimo de 1–2 años de experiencia administrativa o operativa.

·         Sólidas habilidades organizativas y atención al detalle.

·         Capacidad para gestionar múltiples demandas en un entorno acelerado.

·         Fuertes habilidades de comunicación (verbal y escrita).

·         Dominio de Microsoft Office, Google Workspace y plataformas basadas en la nube.

·         Capacidad demostrada para resolver problemas e iniciar acciones

·         Alto nivel de capacidad para información confidencial

·         La experiencia en una organización sin ánimo de lucro, en el sector sanitario o en un entorno de servicios sociales es un punto a favor.

·         Gran atención al detalle y capacidad para cumplir plazos estrictos.

·         Capacidad para trabajar de forma independiente y colaborativa.

·         Buenas habilidades interpersonales y comodidad al relacionarse con empleados de todos los niveles y departamentos de la organización

·         Capacidad para trabajar de forma independiente, tomar la iniciativa y buenas habilidades de gestión del tiempo

·         Excelente atención al detalle, habilidades organizativas y comunicación escrita/verbal.

·         Capacidad para trabajar de forma colaborativa con equipos interdepartamentales.

·         Capacidad para levantar hasta 20 libras, mover materiales y ayudar con la instalación de oficinas.

·         Debe superar la verificación de antecedentes y apoyar la misión de la organización.
Compensación: 43.000,00 $ - 58,000,00 $ al año

Somos un empleador con igualdad de oportunidades y todos los candidatos calificados recibirán consideración por el empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.





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Información de Empleo de Igualdad de Oportunidades en los EE. UU. (La finalización es voluntaria)

Somos un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y todos los solicitantes calificados recibirán consideración para un empleo sin distinción de raza, color, religión, sexo, origen nacional, estado de discapacidad, estado de veterano protegido o cualquier otra característica protegida por la ley.

Se le brinda la oportunidad de proporcionar la siguiente información para ayudarnos a cumplir con los registros federales, estatales de igualdad de oportunidades de empleo / Acción afirmativa, informes y otros requisitos legales.

La cumplimentación del formulario es totalmente voluntaria. Sea cual sea su decisión, no se considerará en el proceso de contratación o posteriormente. Cualquier información que proporcione será registrada y mantenida en un archivo confidencial.