Asistente Ejecutiva

• Planifique, priorice y ejecute tareas de manera efectiva y oportuna.
• Solicita información de otros departamentos y fuentes externas e interactúa con varios departamentos y mantiene contactos con personas en todos los niveles dentro de la organización.
• Participa con el liderazgo ejecutivo en la planificación, el desarrollo de políticas y la resolución de problemas.
• Proporcionar a los miembros del equipo de liderazgo influencia para hacer avanzar los proyectos ayudando con la recopilación de información, la comunicación con las diferentes partes y el envío de seguimiento de las tareas del proyecto.
• Identificar, preparar y compilar los materiales necesarios con anticipación para garantizar que los Directores Ejecutivos tengan la información apropiada para reuniones, informes, presentaciones, eventos y proyectos especiales en el calendario.
• Trabaja con el equipo ejecutivo y de alta gerencia para preparar materiales para los informes de la Junta Directiva, ayuda en las comunicaciones y actividades continuas con la Junta Directiva y asiste a las reuniones de la Junta Directiva según sea necesario.
• Asista a las reuniones que se le asignen, tome notas y haga un seguimiento después de las reuniones para asegurarse de que las asignaciones, los proyectos y otras tareas progresen de manera oportuna.
• Priorice y gestione varios proyectos simultáneamente y haga un seguimiento de los problemas de manera oportuna.
• Desarrollar presentaciones en nombre del equipo de liderazgo.
• Apoyar todas las tareas administrativas asociadas, entre otras, con materiales de marketing, informes anuales, programas de eventos e invitaciones.
• Colabora con el equipo de liderazgo para fomentar una cultura organizacional orientada al éxito, positiva y de alta integridad.
• Manténgase al tanto de todos los cambios organizacionales y el desarrollo del negocio.
• Actúa como persona de referencia y proporciona información precisa sobre los servicios de HCC.
• Mantiene el sitio web, desarrolla actualizaciones para hojas informativas, boletines informativos e historias asociadas.
• Escriba contenido y publique actualizaciones en el sitio web y las redes sociales.
• Administrar las cuentas de redes sociales de la organización (Facebook, Instagram, etc.).
• Coordina los esfuerzos de TI para garantizar que los sistemas sean altamente funcionales, confiables y accesibles, y ayuda a monitorear las necesidades del personal, ayuda al personal con la resolución de problemas.
• Mantiene documentos, archivos y registros (por ejemplo, manuales de políticas, libro de la Junta Directiva, etc.) con el fin de proporcionar referencias actualizadas y registros de auditoría para el cumplimiento.
• Sirve como respaldo del Subdirector de Recursos Humanos y Operaciones para el procesamiento de nóminas.
• Servir en proyectos especiales, comités, o actuar como gerente o representante del departamento.
• Trabajar con el Director Ejecutivo Asociado en las Solicitudes de Propuestas.
• Procesar y reconocer todas las donaciones y contribuciones recibidas de manera oportuna y mantener la base de datos de donantes.
• Bajo la dirección de la DEA, coordina las actividades de la Clínica BeWell (Salud Mental).
• Ayudar al DEA y al Subdirector de Recursos Humanos y Operaciones en el monitoreo de la efectividad de los procesos operativos no clínicos y en la implementación de cambios.
• Ayudar al Subdirector de Recursos Humanos y Operaciones con la incorporación del personal de BeWell Clinic de acuerdo con los requisitos de OMH (SCR, controles CBC del Centro de Justicia, Código de Conducta, adherencia al programa de cumplimiento, etc.)
• Ayudar al Subdirector de Recursos Humanos y Operaciones con las verificaciones mensuales de la lista de exclusión requeridas por OMH (SAM, EPLS-OIG, OMIG, etc.)

• Supervise el cronograma de presupuestos, modificaciones y facturación para garantizar la presentación oportuna del presupuesto, cumpliendo con todos los plazos.
• Trabajar en estrecha colaboración con el departamento de finanzas, el departamento de recursos humanos y los gerentes del departamento de programas para respaldar mejor la gestión de contratos.
• Póngase en contacto con las agencias gubernamentales según sea necesario para asegurarse de que la Agencia cumpla con todas las pautas contractuales.
• Genera los informes necesarios para supervisar el cumplimiento de los contratos.
• Trabajar con el departamento de finanzas para preparar las reclamaciones de subvenciones y contratos para maximizar los ingresos y garantizar la presentación oportuna.
• Trabaje con el DEA y el contador del personal para monitorear los gastos del contrato para garantizar que los gastos se mantengan dentro de los presupuestos y minimizar los cargos no permitidos.
• Recopilar la documentación justificativa adecuada para los contratos y las facturas.
• Desarrollar y mantener hojas de cálculo de gestión de contratos según sea necesario.

• Garantizar el cumplimiento de todos los requisitos de elegibilidad para terceros pagadores.
• Establecer y asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de facturación y cobros.
• Proporcionar informes interdepartamentales basados en la facturación diaria y mensual.
• Realizar auditorías internas según lo asignado.
• Realizar tareas contables menores según se le asigne.
• Desarrolla, implementa y mantiene técnicas de recopilación y registro estadístico.
• Revisa, rastrea, analiza y resume los datos e informes de la agencia.  Garantiza que todos los informes se presenten a tiempo.
• Avanzar en el desarrollo de métricas de indicadores clave de rendimiento (KPI) e informes sobre programas y proyectos.
• Desarrolla, implementa y mantiene técnicas de recopilación y registro estadístico.
• Revisa, rastrea, analiza y resume los datos e informes de la agencia.  Garantiza que todos los informes se presenten a tiempo.

• Trabajar con AED para agilizar los procesos operativos de la agencia.
• Trabajar con el Subdirector de Recursos Humanos y Operaciones para mantener el inventario de activos, equipos y suministros de la agencia.
• Ayudar al Director Ejecutivo Asociado y al Subdirector de Recursos Humanos y Operaciones a garantizar que se satisfagan las necesidades de recursos de los empleados.
  
  

• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Habilidades interpersonales sólidas y capacidad de relacionarse y hablar con eficacia con una variedad de personas.
• Buen juicio comercial, habilidades analíticas y atención al detalle y precisión.
• Alta eficiencia y capacidad de anticipación a las necesidades de los ejecutivos de la organización.
• Fuertes habilidades organizativas, orientadas a los detalles, y capacidad para resolver problemas a medida que surgen.
• Poseer un alto nivel de iniciativa y disposición y capacidad para responder a las solicitudes con urgencia y entusiasmo.
• Capacidad sin concesiones para proteger la confidencialidad de los documentos confidenciales de los empleados y de la empresa.
• Dominio de las aplicaciones de Microsoft Suite: Excel, Word, PowerPoint, Outlook y Teams
• Poseer una gran capacidad para administrar su propio tiempo, priorizar tareas y ser autodirigido y capaz de trabajar de forma independiente.
• Debe sentirse cómodo tomando la iniciativa cuando se enfrenta a decisiones administrativas.
• Un compromiso con la visión y misión de HCC.

• El rango salarial base para este puesto es de $39,000 a $55,000 por año. *
• Opciones asequibles de planes de salud y dentales
• Vida Grupal, AD&D, Discapacidad, Seguro de Efectivo para Hospitales, Licencia Familiar Pagada, EAP
• Beneficios Voluntarios Adicionales: 403b (plan de jubilación de anualidad con protección fiscal), Vida, Discapacidad, Efectivo para el Hospital
• Generoso PTO (vacaciones, enfermedad, personal, duelo)
• PSLF (Condonación de Préstamos por Servicio Público) Empleador Calificado
• Oportunidades de crecimiento profesional